Για το Τέλος Έτους και το Άνοιγμα Νέας Χρήσης θα πρέπει στις 31/12/2023 να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα με τη σειρά που αναγράφονται:
1. Κάνετε Check-In όλες τις αναμενόμενες αφίξεις, αν υπάρχουν.
2. Από Πωλήσεις – Πρακτορεία
επιλέγετε ‘Νέο’.
Στην αρχική σελίδα της καταχώρησης , στο πεδίο ‘ΚΩΔΙΚΟΣ’, εισάγετε την συντομογραφία της επιχείρησης με κωδικό ‘TELOS23’. Στο πεδίο ‘Τύπος Πρακτορείου’, εισάγετε την επιλογή ‘Αλλο’. Στο πεδίο ‘Επωνυμία’ γράφετε το λεκτικό ‘ΤΕΛΟΣ ΕΤΟΥΣ 2023’. Αφήνετε τα υπόλοιπα πεδία κενά εκτός των υποχρεωτικών όπου θα χρειαστεί να καταχωρήσετε μια τελεία (.) ή τον αριθμό 0 και επιλέγετε ‘Αποθήκευση’.
3. Από ‘Λογαριασμοί – Ταμείο’ επιλέγουμε ‘Προχρέωση’,
Εμφανίζεται οι λίστα με τις κρατήσεις και τα δωμάτια των
παραμενόντων πελατών, επιλέγουμε τα δωμάτια και πατάμε το
εικονίδιο $:
Θα πρέπει τώρα στη στήλη ‘ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ’ να εμφανίζεται το λεκτικό ‘Έχει γίνει προχρέωση’.
Με τον τρόπο αυτό χρεώνονται οι διανυκτερεύσεις όλων των παραμενόντων πελατών πριν τη διαδικασία του τέλους ημέρας.ζ
4. Αλλάζετε την ημερομηνία αναχώρησης όλων των παραμενόντων δωματίων σε 01/01/2024 (Πριν κάνετε αυτό το βήμα, θα πρέπει να είστε σίγουροι πως έχετε σημειώσει την πραγματική ημερομηνία αναχώρησης του κάθε δωματίου, γιατί αυτή η πληροφορία θα σας χρειαστεί για να κάνετε το βήμα 5).
5. Δημιουργείτε νέες κρατήσεις για όλους τους παραμένοντες πελάτες, με ημερομηνία άφιξης 01/01/2024 και ημερομηνία αναχώρησης την πραγματική ημερομηνία των κρατήσεων. (Πριν προχωρήσετε στο βήμα 6, βεβαιωθείτε πως έχετε αναθέσει δωμάτια στις νέες κρατήσεις που δημιουργήσατε).
6. Από το Tapechart, επιλέγετε ‘Έκδοση Λογαριασμού’ στα δωμάτια παραμενόντων. Ανοίγει το παράθυρο της Έκδοσης Λογαριασμών και εμφανίζει όλες τις χρεώσεις του κάθε δωματίου. Επιλέγετε ‘Συμφωνία’, ‘ ’ & μετά ‘Πίστωση’.
Κατά την καταχώρηση της πίστωσης , στο πεδίο ‘Τρόπος Πίστωσης’ επιλέγετε ‘On Credit(System)’, στο πεδίο ‘Χρεώστης’ επιλέγετε ‘TELOS23’:
a) Αν ο λογαριασμός είναι Individual πελάτη, θα εκδώσετε ένα παραστατικό το οποίο θα περιλαμβάνει χρεώσεις Arrangement-Συμφωνίας και χρεώσεις Extras και μια κίνηση πίστωσης στο ‘Χρεώστη’ με κωδικό ‘ΤΕLOS23’ που ανοίξατε στο βήμα 2.
b) Αν ο λογαριασμός είναι πελάτη από πρακτορείο, θα εκδώσετε δύο παραστατικά. Το ένα θα περιέχει τις χρεώσεις Arrangement-Συμφωνίας και μια κίνηση πίστωσης στο ‘Χρεώστη’ του πρακτορείου της κράτησης.
Το άλλο παραστατικό θα περιλαμβάνει τις Extras χρεώσεις των πελατών και μια κίνηση πίστωσης στο ‘Χρεώστη’ με κωδικό ‘ΤΕLOS23’ που ανοίξατε στο βήμα 2.
Όταν υπάρχει προκαταβολή/πίστωση (και με τη σύμφωνη γνώμη του λογιστηρίου σας):
i. Χρησιμοποιούμε εκείνο το ποσό της πίστωσης που είναι ίσο με τις χρεώσεις (αν χρειαστεί κάνουμε διάσπαση πίστωσης) που έχουμε και προχωράμε σε έκδοση.
ii. Αν υπάρχει πιστωτικό υπόλοιπο, θα πρέπει να κάνετε τα εξής:
– Πίστωση με αρνητικό πρόσημο (με τον ίδιο τρόπο της αρχικής πίστωσης π.χ πιστωτική κάρτα Visa), ισόποση με το πιστωτικό υπόλοιπο.
– Πίστωση με θετικό πρόσημο (μετά το check in της κράτησης που αφορά το 2024), ισόποση με την αρνητική πίστωση που έγινε στο προηγούμενο βήμα στο νέο δωμάτιο πελάτη. Και σε αυτή την περίπτωση η πίστωση θα πρέπει να είναι όπως η αρχική (π.χ πιστωτική κάρτα Visa)
7. Από Λογαριασμοί – Ταμείο / Λογαριασμοί, σελίδα ‘Ενεργοί Λογαριασμοί’, επιλέγετε από το φίλτρο αναζήτησης ‘Passant’.
Εμφανίζονται όλοι οι ενεργοί passant λογαριασμοί (μετά το βήμα 6, θα πρέπει να είναι οι μόνοι ανοιχτοί λογαριασμοί στην εφαρμογή). Επιλέγοντας μεμονωμένα κάθε λογαριασμό πατώντας ‘Ενέργειες’ και ‘Έκδοση Λογαριασμού’. Ανοίγει το παράθυρο της Έκδοσης Λογαριασμών και εμφανίζει όλες τις χρεώσεις του κάθε λογαριασμού. Από τις ‘Ενέργειες’ επιλέγετε ‘Πίστωση’. Στο πεδίο ‘Τύπος Πίστωσης’ επιλέγετε ‘Πίστωση’, στο πεδίο ‘Τρόπος Πληρωμής’ επιλέγετε ‘On Credit(System)’, στο πεδίο ‘Χρεώστης’ επιλέγετε το Χρεώστη για τον οποίο έχετε ανοίξει το λογαριασμό.
Εκδίδετε τα παραστατικά και κλείνουν όλοι οι λογαριασμοί.
8. Από την επιλογή Τέλος Ημέρας, επιλέγετε το πλήκτρο ‘Έναρξη’ (πράσινο τρίγωνο) για να ξεκινήσει η διαδικασία Τέλους Ημέρας. Στο μήνυμα για την επαναχρέωση της Συμφωνίας( arrangement), επιλέγετε ‘ΝΟ’ για όλους τους πελάτες(apply to all). Στο τέλος της διαδικασίας, θα εμφανιστεί το μήνυμα ‘Λήξη τέλους ημέρας’ και η ημερομηνία της εφαρμογής θα είναι 01/01/2024. Η διαδικασία Τέλος Έτους καιΆνοιγμα Νέας Χρήσης έχει ολοκληρωθεί.
9. Για να επιβεβαιώσετε ότι οι κινήσεις που έγιναν για το Τέλος Έτους είναι σωστές, θα πάτε από Reports – Reporting – Ημερήσιες Καταστάσεις, θα επιλέξετε το Ισοζύγιο ορίζοντας την χτεσινή ημερομηνία (31/12/2023) πατώντας submit. Το ποσό σε μεταφορά θα πρέπει να είναι μηδενικό.
10. Μετά τον έλεγχο του Ισοζυγίου, κάνετε Check-Out όλα τα δωμάτια του ξενοδοχείου.
11. Όταν ολοκληρώσετε όλα τα παραπάνω βήματα, θα πρέπει να κάνετε άφιξη όλα τα δωμάτια που είναι παραμονές από την προηγούμενη ημέρα και έχετε ήδη δημιουργήσει κρατήσεις στο βήμα 4. Τα δωμάτια αυτά, θα υπάρχουν μαζί με τις πραγματικές σημερινές αφίξεις.
12. Κατόπιν συνεννόησης με το Λογιστήριο της επιχείρησης, εάν επιθυμείτε η αρίθμηση των παραστατικών για τη νέα χρονιά να ξεκινάει από τον αριθμό 1 (ένα), θα πρέπει να πάτε Παραμετροποίηση Ξενοδοχείου /Παραμετροποίηση Παραστατικών επιλέγοντας συγκεκριμένο είδος παραστατικού και πατώντας την εικόνα με το μολύβι . Στο παράθυρο που ανοίγει και στο πεδίο ‘Αύξων Αριθμός’ θα πρέπει να βάλετε τον αριθμό 1 (ένα).
Σας ευχόμαστε ‘Καλή χρονιά’!